O poder da colaboração: como as equipas se unem para impulsionar uma estratégia de sourcing bem-sucedida

A parceria fundamental nestes cenários é entre um comprador e um merchandiser — e, para que fique claro, não se trata da função de merchandiser «visual», mas sim de uma função baseada em dados e análises que, numa boa equipa, irá equilibrar as competências criativas e orientadas para a visão do comprador. 

O processo de colaboração entre compradores e responsáveis pelo merchandising na aquisição de produtos envolve várias etapas fundamentais para garantir resultados positivos; este processo é frequentemente designado por «revisão do sortido».

Estudo de mercado: Tanto os compradores como os responsáveis pela comercialização realizam estudos de mercado exaustivos para identificar tendências, preferências dos clientes e potenciais fornecedores. Isto ajuda-os a compreender quais os produtos mais procurados e onde os podem adquirir. O responsável pela comercialização também analisa todos os dados históricos de vendas de que dispõe para identificar padrões e tendências no âmbito da sua própria empresa.

Seleção de fornecedores: Os compradores e os responsáveis pelo merchandising trabalham em conjunto para selecionar fornecedores capazes de satisfazer os seus requisitos de qualidade, custo e prazo de entrega. Avaliam os fornecedores com base na sua reputação, desempenho anterior e capacidade de fornecer os produtos pretendidos. Visitam em conjunto feiras e showrooms para procurar novos fornecedores e gamas de produtos.

Negociação: Assim que os potenciais fornecedores são identificados, os compradores e os responsáveis pela gestão de mercadorias colaboram na negociação dos termos e condições, incluindo preços, condições de pagamento e prazos de entrega. Isto garante que ambas as partes fiquem satisfeitas com o acordo.

Realização de encomendas: Após a conclusão das negociações, as encomendas são feitas junto dos fornecedores selecionados. Os responsáveis pelo merchandising finalizam os detalhes da encomenda para garantir a exatidão e a integridade, ao mesmo tempo que planeiam o fluxo de stock para a empresa.

Controlo de Qualidade: Os compradores participam na definição de normas de qualidade e na realização de inspeções para garantir que os produtos cumprem as especificações exigidas. Isto ajuda a manter a consistência e a satisfação do cliente. Só quando estiverem satisfeitos com a qualidade da amostra é que informarão a equipa de comercialização de que o produto pode ser expedido.

Logística e Distribuição: Os merchandisers coordenam a logística e a distribuição dos produtos adquiridos. Isto inclui a gestão do transporte, do armazenamento e do controlo de inventário, de modo a garantir a entrega atempada e a disponibilidade dos produtos.

Avaliação de desempenho: Após a receção e venda dos produtos, os compradores e os responsáveis pela comercialização avaliam o desempenho do fornecedor. Analisam fatores como a qualidade do produto, os prazos de entrega e a satisfação geral, para determinar se o fornecedor deve continuar a ser utilizado para encomendas futuras.

Melhoria contínua: Os compradores e os responsáveis pelo merchandising procuram continuamente formas de melhorar o processo de aprovisionamento. Isto pode envolver a procura de novos fornecedores, a adoção de novas tecnologias e o aperfeiçoamento das suas estratégias de colaboração, com vista a alcançar melhores resultados.

Quando funciona bem, esta abordagem colaborativa ajuda a garantir que o processo de aquisição seja eficiente, económico e esteja alinhado com os objetivos da empresa e as expectativas dos clientes.

Para além dos compradores e dos responsáveis pelo merchandising, existem várias outras partes interessadas fundamentais envolvidas no processo de aquisição de produtos, mais uma vez, provavelmente em empresas de maior dimensão

Equipa de Aprovisionamento:Para as marcas ou retalhistas que se dedicam verdadeiramente ao desenvolvimento de marcas próprias, uma equipa específica de aprovisionamento é fundamental para definir uma estratégia sobre onde e como se deve adquirir os produtos. Esta equipa pode coordenar o aprovisionamento de matérias-primas entre as diferentes equipas de compras e realizar concursos públicos e análises comparativas de custos para ajudar os compradores e os responsáveis pela gestão de mercadorias a avaliar novos fornecedores.

Designers e Desenvolvedores de Produto: Estes profissionais são responsáveis pela criação e desenvolvimento de novos produtos. Trabalham em estreita colaboração com compradores e responsáveis pelo merchandising para garantir que os produtos estejam em sintonia com as tendências do mercado e as preferências dos clientes.

Equipa de Garantia de Qualidade: Esta equipa é responsável por definir normas de qualidade e realizar inspeções para garantir que os produtos adquiridos cumprem as especificações exigidas. Desempenha um papel crucial na manutenção da consistência e da satisfação do cliente. Além disso, trata de reclamações e problemas após o lançamento de um produto.

Gestores de Logística e da Cadeia de Abastecimento: Estes profissionais gerem o transporte, o armazenamento e o controlo de inventário dos produtos adquiridos. Asseguram a entrega atempada e a disponibilidade dos produtos para satisfazer a procura dos clientes.

Equipa de Finanças e Contabilidade: Esta equipa é responsável pela elaboração de orçamentos, análise de custos e processamento de pagamentos relativos aos produtos adquiridos. Trabalha em conjunto com os compradores para garantir que o processo de aquisição seja rentável e financeiramente viável.

Equipa Jurídica e de Conformidade: Asseguram que todas as atividades de aprovisionamento cumprem os requisitos legais e regulamentares. Isto inclui a verificação de questões relacionadas com contratos, regulamentos de importação/exportação e práticas éticas de aprovisionamento.

Equipa de Marketing e Vendas: Estes profissionais são responsáveis pela promoção e venda dos produtos adquiridos. Trabalham em conjunto com compradores e responsáveis pelo merchandising para desenvolver estratégias e campanhas de marketing que alcancem eficazmente os clientes-alvo.

Analistas de TI e de dados: Estes profissionais prestam o apoio tecnológico e a análise de dados necessários para otimizar o processo de aquisição. Ajudam a identificar tendências, a prever a procura e a melhorar a tomada de decisões através de conclusões baseadas em dados.

Gestão de topo: Os executivos e gestores de topo fornecem orientação estratégica e supervisionam o processo de aprovisionamento. Asseguram que as atividades de aprovisionamento estejam alinhadas com as metas e objetivos gerais da empresa. Frequentemente, realizam um processo de aprovação com o comprador e o responsável pela comercialização para garantir que todos os planos sejam acordados.

Em conjunto, estas partes interessadas colaboram para garantir um processo de aquisição de produtos fluido e eficiente, desde o conceito inicial até à entrega final aos clientes.  

Compreender com quem está a lidar no âmbito deste processo é fundamental, especialmente quando se é um novo fornecedor. O comprador é importante, mas não se esqueça de que estabelecer relações e colaborar com os outros intervenientes no processo aumentará as suas hipóteses de sucesso com esse retalhista.